Investir em um sistema para condomínios é a melhor maneira de facilitar a administração de um condomínio. Com ele, é possível otimizar o tempo, melhorar a organização e ainda auxiliar o síndico no gerenciamento do prédio.

No entanto, para que a implantação de um sistema como este seja um sucesso, é preciso saber escolher o software ideal. Caso contrário, ele será inútil ou causará grandes problemas na gestão do condomínio.

Assim, para que você possa aproveitar todas as vantagens que esse tipo de recurso pode oferecer, ao longo deste post iremos indicar quais aspectos você deve analisar antes de implantar um sistema de gestão. Confira:

Como escolher o melhor sistema para condomínios

O sistema para condomínios não só facilita o trabalho do síndico, como também afeta as atividades desenvolvidas pelos demais profissionais que trabalham no prédio, como os porteiros.

No entanto, diante da grande variedade de softwares que existe no mercado, é preciso obter algumas informações sobre cada um e associá-las com as reais necessidades do condomínio.

Veja abaixo o que você precisa levar em consideração antes de implantar um software que torne as rotinas administrativas e de funcionamento mais práticas e seguras:

1 - Faça uma busca na internet

O primeiro passo para garantir uma boa escolha do software para o condomínio é buscar informações sobre esse tipo de ferramenta gerencial na internet. Por meio dessa prática, você poderá identificar quais são os mais utilizados e o motivo que leva os demais síndicos optarem por esses programas.

Apenas com essas informações, você já poderá restringir as suas opções de fabricantes e compreender melhor todas as funcionalidades que o software deve ter.

Além disso, as chances de contratar um programa que não o ajude a manter a organização do empreendimento também diminuem.

Por isso é tão importante que seja realizada uma pesquisa aprofundada sobre as alternativas antes de realizar a compra definitiva. Nesses casos, as melhores fontes de informações são:

• Referências sobre o fabricante do sistema para condomínios
• Depoimentos de usuários sobre o produto
• Avaliação de qualidade do software

Se analisar esses aspectos, você poderá seguir para o próximo passo para adquirir um sistema que seja confiável, estável e que também permita que você tenha maior agilidade na realização de atividades burocráticas.

2 - Verifique no site Reclame Aqui o que falam sobre esses softwares

Todo síndico experiente sabe que para contratar um novo serviço é preciso obter o máximo de informações sobre o mesmo, é muito importante aplicar essa regra para contratar uma empresa de software.

Para garantir uma boa compra, é preciso não só comparar preços e condições de pagamento, mas principalmente, investigar a fundo a reputação do fornecedor, se certificar de que ele é realmente confiável e verificar a qualidade do seu produto.

 Para isso, leve em consideração a opinião de outros clientes que realizaram a compra do software e o utilizaram. A dica aqui é ler a maior quantidade de reviews e de casos de sucesso possível.

Por meio dessas avaliações, o síndico poderá ter uma ideia da verdadeira eficácia do software. Mas existe uma maneira ainda mais eficaz de garantir que as informações colhidas são verídicas e que o produto é realmente bom: a pesquisa no site Reclame Aqui.

Nele, você irá conhecer a experiência de outras pessoas e ler os seus depoimentos sobre o produto. Isso facilita a tomada de decisão e ainda transmite uma maior segurança, afinal também será possível avaliar como é o relacionamento da empresa com os seus clientes por meio desse site.

Ainda no Reclame Aqui, o síndico poderá observar de que maneira a empresa se posiciona e lida com os clientes quando surgem eventuais problemas e como ela os resolve.

3 - Verifique a experiência da empresa no mercado

Um dos principais erros cometidos por síndicos que desejam implantar um sistema para condomínios é não verificar a experiência da empresa que desenvolveu o software no mercado.

O resultado dessa prática? Adquirir um programa de má qualidade, que não contribui para a gestão do condomínio, que resulta na perda de um investimento significativo. Por isso, é preciso observar se a empresa é confiável e se ela pode oferecer um produto de qualidade.

Assim, o ideal é que você não escolha o software do seu condomínio apenas pelo preço, mas principalmente pelo tempo da empresa no mercado e da sua reputação. Isso irá contribuir para que você não adquira um sistema com falhas e bugs.

Para avaliar esse aspecto antes da compra do sistema para o seu condomínio, você pode realizar as seguintes ações:

• Peça referências da empresa
• Entre em contato com a empresa para esclarecer dúvidas
• Verifique as funcionalidades do software
• Avalie os defeitos que o produto pode desenvolver

Quanto maior for a quantidade de informações que você tem sobre a empresa que irá desenvolver o sistema, maiores serão as suas chances de obter um produto que realmente irá suprir todas as necessidades gerenciais do seu condomínio.
 

4 - Solicite a apresentação do software

Depois de fazer uma ampla pesquisa sobre softwares na internet, conferir o que os demais consumidores falam no Reclame Aqui sobre o sistema e avaliar a experiência e credibilidade da empresa, chegou um dos momentos mais importantes para fazer uma boa escolha do sistema para condomínios.

Antes de fazer a compra definitiva é preciso que você, como síndico do condomínio, solicite a apresentação do software. Por meio dos dados apresentados pela empresa, será possível tomar uma decisão assertiva na hora de escolher um programa.

Para facilitar ainda mais a sua escolha, nós selecionamos alguns pontos que precisam ser observados na apresentação do software, que irá garantir que você escolha aquele que atenda às necessidades do seu condomínio. Confira:

Facilidade de utilização

O software do seu condomínio precisa ser fácil de usar. É de suma importância que você tenha isso em mente na hora de escolher o melhor sistema de gerenciamento para condomínios.

Afinal, o objetivo de investir em um produto assim, é de facilitar o máximo possível a execução das atividades administrativas do condomínio. Se você tiver um sistema complicado, difícil de operar e que gera ainda mais trabalho, ele não terá utilidade alguma para o gerenciamento.

O que deve ser considerado aqui é a real capacidade de utilizar o sistema, quanto mais intuitivo ele for, maior será a sua qualidade. O ideal é que qualquer pessoa seja capaz de acessá-lo e utilizá-lo, sem a necessidade de fazer um curso aprofundado para aprender.

Outros critérios que precisam ser levados em consideração nesse aspecto, são:

• O layout do software
• A facilidade para inserir, remover e buscar informações no sistema
• Principais controles
• Formas de comunicação
• Nível de segurança

Além disso, a portabilidade (capacidade de acesso em diversas plataformas) e a possibilidade de ter acesso a informações por meio do uso de smartphones e aplicativos também devem ser levadas em consideração. Caso o sistema que você deseja adquirir, tenha todas essas características, ele é sem dúvida uma boa opção para ser implementado.

Funções necessárias para a sua gestão

Fique atento! Não invista em um sistema para condomínios que tem inúmeras funcionalidades, como as citadas acima, mas que não supram as reais necessidades para gestão do seu condomínio.

O melhor software é aquele que equilibra funcionalidade e utilidade gerencial. Caso contrário, você pode adquirir um programa de custo elevado e que não será totalmente utilizado para a gestão do prédio.

Para que isso não aconteça, o síndico precisa ter grande clareza das reais necessidades do condomínio e do que precisa de um programa de gestão. Alguns exemplos dos aspectos que precisam ser analisados nessa situação, são:

• As atividades gerenciais do condomínio
• Quais os problemas na gestão
• As melhores soluções para otimizar a gestão

É preciso que o software seja capaz de resolver cada uma das demandas do condomínio e que geram prejuízos para a gestão. Mas para que isso aconteça, o síndico precisa conhecer detalhadamente quais são tais demandas e como poderiam ser resolvidas. 

5 Prefira sistema para condomínios de uso online

Quando falamos sobre software e formas de gerenciamento digitais, funções como o uso da internet, armazenamento em nuvens e portabilidade são essenciais.

Afinal, sem eles não seria possível compartilhar informações com eficácia e praticidade, como também armazenar grandes quantidades de dados sem precisar de espaço físico ou de excluir outros conteúdos.

Por isso, esse critério entra na lista dos aspectos que precisam ser avaliados antes de fazer a compra de um software para o seu condomínio. Sobretudo se eles oferecem o acesso gratuito a todos os usuários do prédio de maneira online.

Esse é um ponto essencial para não errar na hora de escolher um sistema de gestão de condomínio que realmente supra as necessidades administrativas do mesmo.

Com ele, o trabalho como síndico se torna mais fácil e as atividades menos pesadas e burocratizadas.

Através da implantação de um sistema para condomínios, o síndico não só poderá melhorar o gerenciamento do prédio, como também facilitar o acesso à informação para todos os demais funcionários e condôminos.

Ao seguir todas as indicações acima, você poderá aproveitar os benefícios que um software de qualidade pode oferecer.

Sobretudo no que diz respeito a diminuição dos problemas de gestão e no aumento da qualidade do seu trabalho como síndico.