Conseguir fazer uma boa gestão de condomínios exige grande atenção do síndico nos mais diversos aspectos do negócio, que englobam desde a manutenção do condomínio até a sua administração financeira. Isso faz com que essa tarefa seja pesada e complexa.
No entanto, ao adotar algumas medidas simples é possível diminuir o peso da administração de um condomínio e ainda gerar o bem-estar a todos os condôminos. Veja abaixo algumas dicas que farão com que isso seja possível:
1 - Realize a organização financeira do condomínio
Esse é um dos principais aspectos para realização da gestão de condomínios e também o que gera mais dúvida. Afinal, qual a melhor maneira de organizar as finanças do condomínio?
O primeiro passo é registrar todas as entradas e saídas de dinheiro. Isso faz com que você possa ter um controle total das finanças e ainda facilita a avaliação financeira do condomínio.
Com base nesses dados, o síndico poderá saber quais são as áreas do condomínio que geram mais despesas e quais são as fontes de recurso. Dessa forma, fica mais fácil gerenciar o orçamento.
Vejamos isso de maneira prática: Se o valor de uma das contas do condomínio aumentar consideravelmente, o síndico poderá buscar formas de reduzir esse custo no próximo mês.
Portanto, o segredo para manter uma gestão financeira eficiente é manter os custos e receitas bem controlados. Para isso, é preciso conhecer alguns conceitos financeiros básicos. São eles:
Conta a pagar: entenda o que é
Essas contas são todas despesas que o condomínio precisa pagar para manter o seu funcionamento. Alguns exemplos delas, são:
- Conta de água
- Conta de energia elétrica
- Salário de funcionários
- Taxas e impostos
- Fornecedores
- Serviços terceirizados ou de manutenção
Para garantir a manutenção desse serviços, é imprescindível evitar atrasos no pagamento dessas despesas. Por essa razão, é necessário manter um controle eficaz de todas as contas a pagar do condomínio.
Conta a receber: o que é
As contas a receber são todos os pagamentos que o condomínio tem para receber ao longo de um período. Um exemplo desse tipo de entrada, é a taxa mensal que os condôminos precisam pagar para a manutenção do prédio.
Uma dica para ter um maior controle sobre essas receitas é emitir todos os boletos para um dia específico do mês. Isso também irá influenciar no bom gerenciamento das contas a pagar.
Controle o extrato bancário
O extrato bancário é um grande aliado no controle das contas a receber. Através dele torna-se mais fácil acompanhar o fluxo de pagamento dos boletos, efetuados pelos condôminos.
Essa funcionalidade também auxilia no processo de cobrança dos inadimplentes. Afinal, torna-se mais prático verificar quais são aqueles que estão com a mensalidade em atraso.
Realize a cobrança aos inadimplentes
A cobrança dos inadimplentes é algo crucial para manter uma gestão financeira eficiente. Para essa ação é necessário manter cautela e ser cordial com o condômino, durante todo o processo de cobrança.
O recomendado é confirmar a ausência do pagamento, no extrato bancário no prazo de até 4 dias úteis após o vencimento. Em seguida pode ser enviado um e-mail de cobrança ao condômino, ressaltando que caso o pagamento tenha sido efetuado ele pode desconsiderar a mensagem.
Caso o pagamento não seja realizado após o aviso, é necessário realizar a cobrança pelo telefone. Busque ser compreensivo e verificar quais as formas de pagamento e prazos, são mais convenientes tanto para o condomínio quanto para o condômino.
Verifique a ata do condomínio
É preciso ter em mente que os moradores sempre podem solicitar os registros das finanças do condomínio. Por isso, é essencial que o síndico tenha todos os documentos que comprovem as entradas e saídas de dinheiro.
Essas informações devem ser registradas corretamente na ata do condomínio, principalmente naquelas reuniões anuais de prestação de contas, realizada durante a Assembleia Geral.
Nessa ata, também é possível avaliar a situação financeira do condomínio nos últimos períodos. Essas informações, podem ser essenciais para a realização de orçamentos e cenários financeiros do condomínio.
2 - Marque a reunião para apresentar a situação atual e os objetivos
As reuniões fazem parte das atribuições de um síndico. Nelas, são tomadas decisões importantes para o bom funcionamento do condomínio. Esses momentos devem ser objetivos e precisos, para que não sejam discutidos temas irrelevantes.
Para que as reuniões e Assembléias gerais sejam realmente produtivas, é essencial que o síndico siga algumas indicações, tais como:
Ter uma gestão transparente
Em uma reunião é importante divulgar informações sobre a situação atual do condomínio, assim como os objetivos da sua gestão a curto e médio prazo. Isso irá fazer com que os condôminos se sintam mais seguros quanto a sua gestão e que você não dê margem para suspeitas sobre o gerenciamento.
Marque reuniões com prazo futuro para que os condôminos participem
A divulgação do horário e local das reuniões com antecedência é essencial para que você possa diminuir as possibilidades dos condôminos não participarem ou se engajarem na gestão de condomínios.
Elabore uma pauta de reunião
A pauta de reunião é um documento indispensável para que você consiga manter o foco das discussões, nela devem conter todos os tópicos que serão tratados na reunião. O ideal é que você a elabore com antecedência e defina os principais objetivos da reunião.
Divulgue a reunião
Uma dica para divulgar as reuniões é usar os mais diversos recursos de comunicação para garantir que os condôminos receberão as informações relevantes, como a data, o horário e a pauta. Alguns desses recursos são:
- Telefone
- Grupo de Whatsapp
Ao seguir essas indicações, as reuniões serão mais produtivas e os objetivos previamente traçados poderão ser atingidos sem problemas.
3 - Verifique a possibilidade de contratar uma administradora de condomínios
Para fazer uma boa gestão de condomínios, o síndico precisa desenvolver atividades que garantam o bom funcionamento predial e a satisfação dos condôminos. No entanto, há situações em que isso parece ser um trabalho titânico e impossível de ser realizado por apenas uma pessoa.
Nesses casos, a melhor opção é contratar os serviços de uma administradora de condomínios. Essa empresa poderá lidar melhor com a organização burocrática e de manutenção do condomínio, além de dar um suporte gerencial diário ao síndico.
De maneira geral, esse tipo de empresa desenvolve ações que englobam os seguintes aspectos da gestão de um condomínio:
- Gerência de folhas de pagamento
- Assessoria pré e pós assembleias
- Avisar o síndico quanto a necessidade de tomar decisões ou providências
- Tratar com fornecedores
- Emitir notificações administrativas de gestão de condomínios
- Elaborar boletos e taxas condominiais
- Assessorar quanto a elaboração da convenção de condomínios e regulamento interno predial
- Gerenciar a contabilidade do condomínio
- Realizar processos de admissão e treinamento de funcionários
- Gerenciar atividades de Recursos Humanos
A contratação da administradora de condomínios é de iniciativa do síndico, que poderá contar com um suporte especializado e uma melhora da disciplina e ordem do condomínio. Com ela, você poderá estar mais presente e se envolver em outras questões que também exigem sua atenção na gestão do condomínio.
4 - Vantagens da contratação de um software de gestão condominial
A contratação de um sistema de gestão condominial é a melhor opção para gerir com eficiência as mais diversas informações do empreendimento. Ao automatizar as informações, esse tipo de recurso contribui para a redução de erros e a tomada ágil de decisões.
Dentre as principais funcionalidades de um software de gestão condominial, destacam-se:
- Fluxo de caixa
- Conciliação bancária
- Controle de acessos ao prédio
- Agendamento de reservas de áreas comuns
- Centralização de ocorrências
- Cadastro de moradores e fornecedores
- Gerenciamento de inadimplência
O software além de ser capaz de controlar todos esses dados, consegue gerir relatórios de cada área, permitindo que o síndico consiga acessar informações de uma maneira rápida, precisa e assertiva. Também oferece mais segurança no armazenamento de dados importantes para o gerenciamento predial.
A implantação de um software de gestão condominial, proporciona uma notável redução de custos ao empreendimento. Gastos com impressões, otimização do tempo do síndico e melhorias no processo de contratação são alguns exemplos de economia que esse sistema pode proporcionar.
Contudo, é de suma importância contratar uma empresa especializada nesse tipo de software, para conseguir aproveitar todos os benefícios que esse recurso pode proporcionar ao condomínio.
5 - Gerencie a manutenção predial
Para manter o prédio sempre impecável é preciso realizar constantes processos de manutenção da infraestrutura, que além de proporcionar um maior conforto, ainda oferece mais segurança a todos os condôminos.
Porém, realizar o planejamento dessas ações requer que você faça um intenso trabalho de logística e organização. Para isso, é recomendado o uso de um calendário de manutenções prediais preventivas e corretivas.
Para que ele seja realmente efetivo, é preciso que ele não só contenha as datas de realização da manutenção dos serviços, mas também os materiais, o impacto que elas irão proporcionar no funcionamento do prédio e principalmente nas finanças do condomínio.
O ideal é que o cronograma seja organizado entre os serviços de manutenção preventiva e corretiva. As ações preventivas devem ser realizadas em períodos fixos e tem como objetivo evitar acidentes e falhas no prédio.
Por outro lado, os serviços de manutenção corretiva são imprevisíveis podendo afetar a realização do cronograma como um todo. Sendo importante levá-las em consideração no momento de elaboração desse tipo de planejamento
Nesse sentido, conheça quais são os serviços de manutenção preventiva de condomínio que devem constar nessa ferramenta. Elas geralmente são:
- Limpeza da caixa de água
- Verificação do ar-condicionado (quando houver).
- Pintura da estrutura predial
- Dedetização e controle de pragas
- Equipamentos de segurança
- Manutenção do jardim
- Limpeza e tratamento da piscina (quando houver).
Ao manter esse calendário atualizado, você poderá conseguir diminuir a ocorrência de problemas e até mesmo de situações que iriam implicam em grandes deslocamento de gastos no orçamento do condomínio.
6 - Quais habilidades devo ter para gerenciar melhor o condomínio?
Engana-se quem pensa que para ser um bom síndico basta saber lidar com a geração de boletos e cobrança dos inadimplentes. É imprescindível que o profissional também tenha as seguintes habilidades para gerir melhor o condomínio:
- Ter afinidade com os principais conceitos de finanças, administração e contabilidade
- Administrar bem os problemas que surgem no cotidiano do condomínio
- Ter bom relacionamento interpessoal com os funcionários e moradores
- Capacidade de tomar decisões assertivas
- Estabilidade emocional para lidar com crises e gerenciar conflitos
- Prezar pelo bem-estar e segurança de todos
- Proatividade para buscar as melhores oportunidades para o prédio
É importante lembrar que o síndico deve realizar constantes capacitações profissionais, para desenvolver ou potencializar essas habilidades. Também é recomendado que ele busque ler livros e artigos a respeito de gerenciamento para se manter atualizado.
Ao colocar essas técnicas em prática você conseguirá realizar uma eficiente gestão de condomínios, com procedimentos administrativos e financeiros bem planejados e controlados. Isso garante a segurança e bem-estar de todos os condôminos e funcionários do empreendimento.
Essas ações irão determinar o sucesso do síndico no decorrer de toda a sua gestão, assim como serão aliadas no complexo processo de administração de um condomínio.
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